Die naturwissenschaftliche Arbeit baut in hohem Maße auf die Verfügbarkeit gut gewarteter Geräte auf. Diese stellen oft eine knappe Ressource dar, und es ist praktisch, wenn man über ein Buchungssystem direkt prüfen kann, ob das Gerät verfügbar ist - und direkt Messzeiten buchen oder auf eine geeignete Alternative ausweichen kann. Die Buchung kann auch auf Nutzer eingeschränkt werden, für die eine notwendige Sicherheitsunterweisung im System hinterlegt ist. Für spätere Abrechnungszwecke kann eine Kostenstelle erfasst werden, um die Gerätenutzung zusammen mit Bestellungen einheitlich abzurechnen.

Für den sicheren Betrieb und die zuverlässige Funktion der Geräte sind regelmäßige Wartungen und Prüfungen unabdingbar. Deshalb können in Sciformation ELN für Gerätetypen oder Einzelgeräte Wartungsintervalle definiert werden, über die ein Wartungs-Cockpit benachrichtigt. Für ein Gerät oder Modell können auch mehrere Intervalle festgelegt werden, z.B.

  • allgemeine Sichtprüfung,
  • elektrische Prüfung nach DGUV V3,
  • Ölwechsel bei Pumpen und
  • spezifische Prüfroutinen, die in maßgeschneiderten Formularen erfasst werden können.
Im einfachsten Fall wird einfach nur per Klick bestätigt, dass die Prüfung durchgeführt wurde. Bei speziellen Prüfroutinen können Merkmale zum Zustand, zu vorgeschlagenen Maßnahmen und Kommentare eingegeben werden, ggf. belegt mit Fotos und Prüfberichten.

Fazit: gut gewartete und organisierte Geräte legen den Grundstein für erfolgreiche Experimente im ELN und präzise Analysen im LIMS.

Scientific work relies highly on the availablity of well-maintained equipment. Device time is often limited, and it is conventient to have a booking system at hand that allows to reserve a time slot or switch to a suitable alternative where possible. If using a device requires prior safety instructions, booking can be limited to instructed personnel. While booking, users can choose a cost center that may be used for billing, together with material ordered.

For secure and reliable device operation, they must be checked and maintained regularly. Therefore, Sciformation ELN allows to define maintenance intervals for device types or individual machines, that can easily be monitored in the maintenance cockpit. It is possible to define multiple intervals per type/device, e.g.

  • general visual inspection,
  • electrical safety checks,
  • oil change for pumps and
  • specific check routines defined in custom forms.
In simple cases, a click confirms that something was checked. In special check routines, technicians can document state, proposed measures and comments, together with photographs and test reports.

In summary: well-maintained and organized devices lay the foundation for successful experiments in the ELN and accurate analyses in the LIMS.